公关文案写作之公函和介绍信 公函是公务文书的主要文体之一,主要用于社会组织在各种公务活动中与其他社会组织的沟通和联络,处理的是内容比较严肃、正式的事务,一般用社会组织的专用信笺打印,撰写时也要求具有较为规整的公文格式,从而显得郑重和正规。 公共关系从业人员在实际工作中,有多种场合需要撰写公函。所撰写的公函是否规整,往往能体现一个公关组织(公关公司或公关部)专业化水准的高低,并给接受这一公函者留下不同的印象。所以,无论文字和形式,均应精心推敲和设定,不可草率行事。
公函的撰写,首先应注意掌握以下基本要点:
(1)要有标题。这一标题,一般情况下用“公函”两字即可。在特定情况下,需写明是关于某一事项的“致函”或“复函”。
(2)顶格书写致函单位的全称。如公函发送对象为该单位某一负责人士,一般应先写上单位全称,再换行顶格书写该负责人姓名和职务。
(3)正文必须写明所联系(或交涉)事务的内容(包括有关背景情况)。通常是一函一事,内容尽可能单一,切忌烦琐。
(4)行文应该规范,文字力求简洁,语气则应不卑不亢,并根据内容和对象选择恰当的措辞。
(5)公函的结尾,一般应写上“此致敬礼”或“即颂近祺”之类的礼貌用语,并署明发函的社会组织(或代表这一组织的个人)的全称和发函时间,加盖公章(或亲笔署名)。
当然,要能撰写出较为规范的公函,仅把握一般写作要点还不够,还须根据不同的致函对象和函件的具体内容而灵活应用。
且看下列几篇范文。
范文1-13
公函
上海市人民政府对外经济贸易委员会:
兹有xxxx公司全球董事会主席xxx偕夫人及随行人员一行四人,定于1999年x月x日从北京抵达上海进行私人访问,并拟于x月x日离沪赴香港。xxxx公司是世界500强企业中名列前xx位的跨国企业集团,xxx主席现为上海市市长顾
问会议成员。此次访沪期间,他将会见市府主要领导人,商议xxxx公司进一步扩大在沪投资和发展事宜。为使xxx主席一行抵沪和离沪时感到舒适、方便,受xxxx(中国)有限公司方面委托,特申请办理xxx主席一行的机场贵宾接待事宜。敬请审核,并予以批准。
此致
敬礼
上海x x 公共关系有限公司(盖章)
1999年x月 x日
附:(1)xxx主席简历及随行人员名单
(2)xxx主席一行抵沪、离沪航班及时间
(3)xxxx(中国)有限公司委托书
范文1-14
公函
上海市xxxx事务管理处:
兹有我公司客户经理xxx女士,受新加坡有关方面邀请,拟于20xx年x 月x日至x 月x日赴新加坡xx公司访问并进行商务考察。经研究,我公司同意派遣xxx女士赴新加坡访问和考察。现将有关材料呈报贵处,敬请审核,并帮助办理相关手续。
此致
敬礼
上海xx公共关系有限公司(盖章)
20xx年x月x日
附件:(略)
范文1-15
公 函
中国x x 有限公司总经理办公室
xxx主任:
您好!
遵嘱将修改后的全国xx产品展销会公关宣传工作计划书及报价呈上,...
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