一、目的：规范化、制度化、科学化地管理驻地监理小组的工程资料。
二、收文处理程序：
来文→签收→登记→传阅→承办→收集→归档
1、需签核返回的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→返回发文单位
2、需转发的文件：
专业监理工程师（监理员）传阅→项目总监（总监代表）批准→转发有关单位
3、需签核、盖章返回的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→项目总监（总监代表）审核签字、盖执业注册章→公司盖章→返回发文单位
4、只需签核、签阅和归档的文件：
专业监理工程师（监理员）批阅签字→归档
5、凡需要承办或批示的文件必须立即办理，若不能及时办理需要研究处理的文件，应以书面形式给予对方回复。
三、发文处理程序：
拟稿→编号→审稿→签发→归档
1、会议纪要由项目总监（总监代表）指定拟稿人；
2、监理发文由提出人拟稿，并按本制度规定编号；
3、所发文件经总监盖章签字后，方可发出；
4、所发文件严禁涂改；
5、文件签发后，由资料员作好发送登记，并归档。
四、收、发文登记：
1、收文和发文分开登记。
2、按资料分类，属于同类编号的登记在一起。
3、经济签证独立登记。
4、工程变更独立登记（总监登记）。
5、多个单位工程的项目、多个分段的市政工程，项目总监根据实际情况制定收、发文登记和归档方案。
五、资料编号：
1、城建档案和公司统一规定资料编号为：a承建商类、b监理类、c监理内部使用类、d勘察设计类、e业主类；
2、各工程项目发文统一编号如下：
发文编号采用mmi-ni-xx形式；
mm:表示工程项目名称汉语拼音的字头。如“hw”表示“华为”，“i”表示栋号或区段号；
ni:表示政府和公司统一管理的资料分类号。如“b4”表示“开工令”，“c2”表示“工程进度跟踪表”；
xx:表示流水号。如1，2，3，……n。
3、若项目有多个单位工程或区段，将资料按验收栋号或区段分开后再编号。
六、资料归档：
1、按a、b、c、d、e分五大类分别归档；
2、每大类采用公司统一制作的样板文件夹按分类编号分开；
3、上交档案馆的资料由公司资料员协助监理组资料员按照档案馆的要求整理、归档。
七、向公司移交资料：
分类→装订→上交
1、资料分两部分：一部分按月移交；另一部分在工程完工验收前后移交。
2、按照城建档案和公司的规定（详见资料分类目录）分别装订成册，上交资料宜为原件，特殊情况可为复印件；
3、装订顺序为：封面、资料目录表、内容；
4、总监必须对上交公司资料的数量进行确认，并在“资料目录表”签字，盖执业注册章；
5、移交档案馆的资料，按档案馆要求的资料目录，将项目发生的资料原件按月上交公司独立保管；
6、每月底最后三天内须将本月资料整理好移交公司；
7、现场资料员向公司移交资料时，应填好“资料目录表”，并由接交人签字。
八、监理机构内资料临时移交：
1、监理机构人员异动时，必须将所管理的资料移交给资料员，办理好书面...
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